Kanban Board

Kanban zur Büroorganisation

Wir haben die interessantesten Anbieter zusammengestellt, die Kanban Lösungen für die Büro-Organisation anbieten.

Kanban ist ein Prozessmanagement-System, das ursprünglich in der Produktion eingesetzt wurde, um die Materialversorgung zu steuern. Inzwischen wird es jedoch in vielen Branchen und Bereichen erfolgreich angewendet, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und Projekte erfolgreich abzuschließen. 

Kanban wurde von Taiichi Ohno, einem Ingenieur bei Toyota, in den 1950er Jahren entwickelt. Ohno beobachtete, dass die Produktionsprozesse bei Toyota ineffizient waren und dass es zu viele Überbestände gab. Um dieses Problem zu lösen, entwickelte er das Konzept des “Just-in-time”-Produktionssystems, bei dem die Materialversorgung genau auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Produktion abgestimmt wurde.

In der Produktion und im Lagerwesen kann Kanban dazu beitragen, die Materialversorgung zu optimieren und Lagerbestände zu reduzieren. Durch die Verwendung von Kanban-Systemen können Unternehmen ihre Bestellprozesse automatisieren und sicherstellen, dass immer genug Material vorhanden ist, ohne dass es zu Überbeständen kommt.

Heute ist eines der wichtigsten Einsatzgebiete von Kanban die Softwareentwicklung. Hier hilft es Entwicklungsteams, ihre Arbeitsabläufe zu visualisieren und die Leistung ihrer Arbeit zu messen. Durch die Verwendung von Kanban-Boards können Entwickler leicht erkennen, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden, welche Aufgaben als nächstes anstehen und wo eventuelle Engpässe im Prozess liegen.

Auch im Projektmanagement wird Kanban häufig eingesetzt. Es hilft Projektleitern, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und Ressourcen effektiv zu steuern. Durch die Visualisierung des Projektstatus kann das Team jederzeit erkennen, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen und welche Ressourcen noch zur Verfügung stehen.

Kanban kann auch im Büro zur Organisation und Optimierung von Arbeitsabläufen eingesetzt werden. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von digitalen oder physischen Kanban-Boards, die Aufgaben und Projekte visualisieren.

Man kann das Kanban-Board in verschiedene Spalten unterteilen, um den Fortschritt der Aufgaben oder Projekte darzustellen. Zum Beispiel kann man eine Spalte für Aufgaben haben, die als nächstes anstehen, eine Spalte für Aufgaben, die gerade bearbeitet werden und eine Spalte für abgeschlossene Aufgaben.

Ein weiteres wichtiges Konzept von Kanban ist die Begrenzung der WIP (Work in Progress), das bedeutet die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden, um sicherzustellen, dass das Team nicht überlastet wird und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kann.

Es gibt einige digitale Tools die speziell für Kanban entwickelt wurden und die es ermöglichen, das Kanban-Board online zu erstellen und zu verwalten, z.B.

  • Trello: Einfache Erstellung von Boards zur Zusammenarbeit in Teams oder zur eigenen Organisation. In der Basisversion kostenfrei.
  • Jira: Webanwendung von Attlassian, ursprünglich für die Softwareentwicklung, kann aber auch gut für jegliche Tickets zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung oder zum Projektmanagement genutzt werden. Kostenfreie Version bis 10 Benutzer.
  • Asana: Webanwendung und mobile Arbeitsmanagement Plattform mit Workflow-Management und verschiedenen Ansichten und Vorlagen. Kostenfreie Version für bis zu 15 Benutzer.
  • Microsoft Planner: Planner gehört zu Microsoft 365 und ermöglicht es, schnell und einfach Aufgabenkarten zu erstellen, die mit Dateien und Checklisten ergänzt werden können. Es lässt sich in MS Teams integrieren und erleichtert so die Zusammenarbeit im Team.
  • Monday.com: Relativ neue Arbeitsmanagement Plattform mit Workflows, Boards und Vorlagen für Vertriebs-Management, Projektmanagement und Betriebsverwaltung.
  • Wrike: Projektmanagement und Zeitpläne in Boards oder Listen, in der Basisversion kostenfrei.

Diese Tools ermöglichen es, Aufgaben und Projekte von jedem Ort aus zu verwalten und bieten oft weitere Funktionen wie Benachrichtigungen, Deadline-Erinnerungen und Zusammenarbeit in Echtzeit.

Insgesamt kann die Anwendung von Kanban im Büro dazu beitragen, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Leistung des Teams zu messen. Es hilft dabei, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu verfolgen, Ressourcen effektiv zu steuern und Engpässe zu identifizieren.

Im Zusammenspiel mit weiteren Lösungen wie der Bauteilkalkulation nextOffer lassen sich die täglichen Aufgaben im Vertrieb, Angebotskalkulation und Arbeitsvorbereitung deutlich zeitsparender umsetzen. nextOffer beinhaltet die Berechnung der Rohmaterialgröße, die automatische Kalkulation von diversen Fertigungsverfahren wie Bohrungen, Drahtschneiden, Oberflächenbehandlungen u.v.m. sowie die Kalkulation von Preisen für die Angebotserstellung und ist in einer kostenfreien Testversion verfügbar.